Upphandling och inköp

Här hittar du information om upphandling, aktuella och kommande upphandlingar för dig som vill bli leverantör till Älmhults kommun.

Aktuella upphandlingar

Kommunen annonserar samtliga upphandlingar i en nationell databas, OPIC. Här hittar du även DIS gällande småskaliga producenter och LOV gällande leverantör inom hemtjänsten.

OPIC - Aktuella upphandlingar Länk till annan webbplats.

Bli leverantör inom hemtjänsten (LOV)

Planerade upphandlingar

Här publiceras upphandlingar som är planerade att genomföras under det kommande året, både helt nya men även de avtalsområden som förnyas.

Planerade upphandlingar Länk till annan webbplats.

Upphandling steg för steg

Så här gör du som vill delta i våra upphandlingar.

1. Leta rätt på affären

Älmhults kommuns upphandlingar annonseras i annonsportalen Opic. Det är gratis att skapa ett konto. Du behöver kontot för att kunna ta del av upphandlingsdokument och för att kunna lämna ett anbud.

Du hittar instruktioner om hur du skapar ett konto och hur du söker bland annonserna på vår sida om annonserade upphandlingar.

OPIC - Aktuella upphandlingar Länk till annan webbplats.

Du kan se kommande upphandlingar som ännu inte är annonserade på vår sida för planerade upphandlingar.

Planerade upphandlingar Länk till annan webbplats.

2. Förstå affären

  • När du hittat en intressant annons så laddar du ner upphandlingsdokumenten. Där får du reda på våra behov, krav och de förutsättningar och villkor som gäller för upphandlingen.
  • Gå igenom alla dokument så tidigt som möjligt och planera ditt arbete.
  • Uppfyller ni som företag alla krav själva eller behöver ni samverka med andra? Anbudet måste möta alla obligatoriska krav.
  • Finns det krav på särskilda dokument, intyg, certifieringar eller referenser? Börja i tid så att allt kommer på plats.
  • Hur ställer du dig till avtalsvillkoren? Du behöver kunna acceptera och följa dem.
  • Är det något som är otydligt i dokumenten? Ställ frågor i god tid! Det är viktigt att du kan förstå krav och förutsättningar. Om du tycker att något är otydligt eller motsägelsefullt, hjälp till och förtydliga genom att ställa en fråga till oss direkt i upphandlingssystemet.
  • Du kan också lära dig mer genom att se Upphandlingsmyndighetens anbudsskola. Där får du smarta tips och information på hur du kan utvecklas som anbudsgivare. Du kan se filmen på Youtube.

Anbudsskolan del 1. Film från Upphandlingsmyndigheten, Youtube Länk till annan webbplats.

3. Lämna anbud

Se till att alla efterfrågade uppgifter är besvarade och följ de instruktioner som finns i upphandlingsdokumenten. Möjligheterna att komplettera senare är begränsade.

Kontrollera att ditt anbud uppfyller samtliga krav och villkor som finns i upphandlingsdokumenten. Kvalitetssäkra att du har lämnat in alla uppgifter som efterfrågas, för att styrka att ni uppfyller ställda krav.

Skicka in anbudet innan anbudstiden går ut! Vi får inte acceptera ett anbud som kommer in för sent.

4. När affären är avgjord

När anbuden har utvärderats fattar vi beslut om vem eller vilka som har fått affären, ett så kallat tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet meddelas genom kommunens upphandlingssystem till alla som har lämnat anbud.

Efter beslutet inträder oftast en avtalsspärr under tio dagar. Det betyder att det är en period när avtal inte får tecknas. Avtalsspärren är till för att ge möjlighet för leverantörer som inte fick affären att ansöka om överprövning. Offentliga affärer ska vara öppna för att granskas.

Efter att avtalsspärren löpt ut tecknar vi avtal eller kontrakt med vinnande leverantör. Resultatet av upphandlingen efterannonseras sedan i kommunens upphandlingssystem.

I Upphandlingsmyndighetens anbudsskola kan du lära dig mer om vad som händer efter beslut i en upphandling. Du kan se filmen på Youtube.

Anbudsskolan del 2. Film från Upphandlingsmyndigheten, Youtube Länk till annan webbplats.

Fick du affären?

Grattis! Vid ett uppstartsmöte går vi igenom hur avtalsstarten ska ske och hur den kommande avtalsuppföljningen ska gå till.

Fick du inte affären?

Vill du veta mer om varför du inte vann? Dra lärdomar som ökar dina chanser nästa gång. Kontakta ansvarig upphandlare.

Boka en upphandlingschef

Vi träffar gärna dig och ditt företag för att berätta mer om hur vi arbetar med Älmhults kommuns inköp, hur en upphandling går till och hur du gör för att delta i våra upphandlingar.

Vi kan även svara på frågor om kommande upphandlingar. Frågor om pågående upphandlingar måste däremot ställas via vårt upphandlingssystem så att alla anbudsgivare får samma information.

Välkommen att boka möte med upphandlingschefen! Naturligtvis är mötet kostnadsfritt.

Här kommer du till e-tjänsten där du kan boka en tid. Länk till annan webbplats.

Lagar och regler

När kommunen anskaffar varor, tjänster, byggentreprenader eller byggkoncession ska kommunen följa lagen om offentlig upphandling (2016:1145). Lagen bygger på EG-direktiv som bland annat reglerar fri rörlighet för varor, etableringsfrihet, frihet att tillhandahålla tjänster samt de principer som följer av dessa.

Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) Länk till annan webbplats.

För att läsa mer om upphandlingsregler och hur man lämnar anbud besök Upphandlingsmyndighetens webbplats.

upphandlingsmyndigheten.se Länk till annan webbplats.

Fakturor till kommunen

Fakturor till Älmhults kommun ska skickas som e-fakturor.

Den 1 april 2019 trädde en ny lag i kraft som innebär att fakturor till kommuner måste vara elektroniska (e-faktura). Fakturor i pdf-format eller inskannade pappersfakturor räknas inte som elektroniska. Detta innebär att alla leverantörer till Älmhults kommun måste skicka e-fakturor. Kravet på e-faktura gäller vid alla inköp, upphandlade såväl som direktköp, där betalning sker mot faktura.

Uppstår det kostnader för avsändaren vid elektronisk fakturering till kommunen står avsändaren själv för denna kostnad.

För dig som redan skickar e-fakturor idag

Uppgifter du behöver från Älmhults kommun är:

Fakturauppgifter

Organisationsnummer

212000-0647

GLN-nummer

7350022910003

Peppol-id

0007:2120000647

VAN operatör

InExchange

För dig som inte skickar e-fakturor idag

Via InExchange kan du som leverantör registrera upp till 100 e-fakturor per år, gratis. Här hittar du en användarguide för hur du loggar in och skapar elektroniska fakturor hos InExchange Länk till annan webbplats.

Om du har ett ekonomisystem finns det ofta olika möjligheter att ansluta att skicka
e-fakturor. Kontakta din systemleverantör för mer information.

Om fakturan hänvisar till en följesedel eller annan specifikation måste detta bifogas till fakturan.

Referensnummer är obligatoriskt

För att fakturan ska komma rätt till kommunen måste fakturan innehålla ett referensnummer, som börjar på AK + 5 siffror.

Om adress eller referens saknas kommer fakturan inte fram till Älmhults kommun, vilket riskerar att försena betalning av fakturan. Endast ett (1) referensnummer ska anges per faktura.

Betalningsvillkor

Älmhults kommun tillämpar betalningsvillkor 30 dagar från fakturans ankomstdatum om inte annan överenskommelse har träffats. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter med mera godkänns inte.

Övriga fakturavillkor

Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel och brister i erhållen tjänst.

Kontaktinformation till InExchange

Vanliga frågor

Varför måste kommunen följa lagen om offentlig upphandling (LOU)?

Lagen kom till för att ta tillvara konkurrensen på marknaden och för att förhindra korruption. Offentligt styrda organ, som i detta fall kommunen, är enligt lag skyldiga att följa LOU som gäller från första kronan.

Varför inte bara köpa in närproducerade produkter till kommunens skolor?

Det är inte möjligt att ställa ett sådant krav i en offentlig upphandling eftersom det skulle strida mot de grundläggande principerna, som enligt lag måste följas.

Två av dem är icke – diskrimineringsprincipen och likabehandlingsprincipen. Dessa innebär att kommunen inte får särbehandla de lokala företagen på sådant sätt att någon annan leverantör inom EU diskrimineras.

LOU och den fria rörligheten inom EU styr hur upphandlingar måste göras, därför får inte kommunen ställa som krav att till exempel alla råvaror ska vara närproducerade.

Vad är ett ramavtal?

Ett ramavtal innebär att kommunen förbinder sig att köpa det huvudsakliga behovet av en viss vara eller tjänst, av en viss säljare, under en given tidsperiod. Kommunen upphandlar och sätter upp ramarna för vad avtalet ska innehålla. Ramavtal ska följas, det vill säga inköp ska göras från den säljare som kommunen tecknat ramavtal med.

Vad krävs det för att bli leverantör till Älmhults kommun?

Upphandlarna kontrollerar alltid att leverantören har en god ekonomisk kapacitet och att leverantören inte har skulder eller är dömda för brott. För att kunna svara på en upphandling kan det krävas att du som företagare har en god kreditvärdighet enligt ”Creditsafe”, ”Syna” eller motsvarande instituts beräkning. Om du inte uppfyller de krav som är ställda enligt upphandlingsunderlaget, eller om du är ett nystartat företag kan du komma in med dokument från exempelvis din bank, som styrker att du har kapacitet som motsvarar de krav som är i upphandlingen.

Det är också viktigt att du uppfyller de krav som finns i upphandlingsunderlaget, och att du uppfyller kraven och avtalet under hela avtalsperioden.

Vad är syftet med att annonsera upphandling?

Annonsering av upphandlingar ger alla leverantörer samma möjlighet till information om pågående upphandlingar och anbudslämning. Upphandlingar annonseras för att uppnå konkurrens på marknaden både för att upphandlande myndigheter ska kunna få ut mest nytta av använda pengar och för att marknaden har möjlighet att leverera till offentliga sidan.

Är det ett krav för kommunen att alltid köpa det billigaste?

Inom LOU finns det tre grunder för utvärdering – pris, kostnad och bästa förhållande mellan pris och kvalitet.

Om lämpligt eftersträvar Kommunen en utvärdering där inte bara det billigaste inköpspriset av en vara värderas utan får med hela kostnaden under varans livslängd, s.k. livscykelkostnad (LCC). Köpa det som är billigast är inget krav.

Kan en anbudsgivare kräva att få rätta sitt anbud eter anbudstiden har gått ut?

Huvudregeln är att anbudet inte får ändras i sak.

Kontakta upphandling

Här hittar du kontaktuppgifter.

Henrik Jönsson, upphandlingschef

Kontakta Servicecenter

Vi svarar på frågor om kommunens service och verksamhet, ring eller skicka e-post till servicecenter.

Stängt Öppnar 23 feb kl 08.00
Hjälpte informationen på sidan dig?